Information Security Policy / Política de Seguridad de la Información

This Information Security Policy is part of our general Service Agreement and internal compliance framework, and governs how protects and handles sensitive information.
Esta Política de Seguridad de la Información forma parte de nuestro Acuerdo de Servicios general y del marco interno de cumplimiento, y rige, protege y maneja información sensible.

1. Scope / Alcance

EN. This policy applies to all employees, contractors and third-party service providers who handle data on behalf of Inter Solutions Assistance LLC, operating as Service Assist Concierge and Inter Service Assistance.

ES. Esta política aplica a todos los empleados, contratistas y proveedores externos que manejen datos en nombre de Inter Solutions Assistance LLC, que opera como Service Assist Concierge e Inter Service Assistance.

2. Data Protection / Protección de Datos

EN. All customer data is kept confidential and used strictly for the purpose of providing the requested services, billing our concierge fee, and maintaining legal/compliance records (for example, disputes or audits). Data is not sold to third parties.

ES. Toda la información del cliente se mantiene confidencial y se utiliza estrictamente para la prestación de los servicios solicitados, el cobro de nuestros honorarios de concierge y el mantenimiento de registros legales/de cumplimiento (por ejemplo, disputas o auditorías). Los datos no se venden a terceros.

3. Access Control / Control de Acceso

EN. Access to systems and customer data is limited to authorized personnel only, based on role and need-to-know. Unique user credentials and secure authentication must be used. Sharing of passwords is prohibited.

ES. El acceso a los sistemas y datos de clientes se limita únicamente al personal autorizado, con base en su función y en el principio de “necesidad de saber”. Se deben utilizar credenciales únicas y mecanismos de autenticación seguros. Está prohibido compartir contraseñas.

4. Data Retention and Disposal / Retención y Eliminación de Datos

EN. Data is retained only for the period required by business needs, payment-network rules, or legal/tax obligations. When no longer needed, data is securely deleted or anonymized following documented procedures.

ES. Los datos se conservan solo durante el período requerido por necesidades operativas, reglas de redes de pago o obligaciones legales y fiscales. Cuando ya no son necesarios, los datos se eliminan o anonimizan de forma segura siguiendo procedimientos documentados.

5. Physical Security / Seguridad Física

EN. Devices and documents storing sensitive data are kept in secure locations (locked offices, cabinets or controlled-access areas). Portable devices must use screen lock and, when possible, disk encryption.

ES. Los dispositivos y documentos que almacenan datos sensibles se mantienen en lugares seguros (oficinas cerradas, archivadores con llave o áreas de acceso controlado). Los dispositivos portátiles deben usar bloqueo de pantalla y, cuando sea posible, cifrado de disco.

6. Network and Application Security / Seguridad de Red y Aplicaciones

EN. Access to cloud systems, email and third-party platforms is protected with strong passwords and, where available, multi-factor authentication (MFA). Software is kept reasonably up to date and access is revoked promptly when a user leaves the organization.

ES. El acceso a sistemas en la nube, correo electrónico y plataformas de terceros está protegido con contraseñas robustas y, cuando está disponible, autenticación de múltiples factores (MFA). El software se mantiene razonablemente actualizado y los accesos se revocan de forma oportuna cuando un usuario deja de colaborar con la organización.

7. Incident Response / Respuesta a Incidentes

EN. Any suspected data breach, unauthorized access or loss of devices containing customer information must be reported immediately to the designated Security Officer or manager. Incidents are investigated, documented and, when required by law or by our partners, notified to affected parties.

ES. Cualquier sospecha de violación de datos, acceso no autorizado o pérdida de dispositivos que contengan información de clientes debe reportarse de inmediato al Oficial de Seguridad designado o al responsable correspondiente. Los incidentes se investigan, documentan y, cuando lo exija la ley o nuestros socios, se notifican a las partes afectadas.

8. Compliance / Cumplimiento

EN. This policy is designed to align with applicable data-protection laws and relevant industry standards, including PCI DSS requirements related to handling payment information through approved processors. Staff must follow this policy in conjunction with our Terms & Conditions and Privacy Policy.

ES. Esta política está diseñada para alinearse con las leyes de protección de datos aplicables y con los estándares relevantes de la industria, incluidos los requisitos PCI DSS relacionados con el manejo de información de pago a través de procesadores autorizados. El personal debe cumplir esta política junto con nuestros Términos y Condiciones y nuestra Política de Privacidad.

9. Training and Awareness / Capacitación y Concientización

EN. Personnel handling customer information receive appropriate guidance on confidentiality, secure handling of data, phishing awareness and incident reporting. Periodic reminders may be provided to reinforce these practices.

ES. El personal que maneja información de clientes recibe orientación adecuada sobre confidencialidad, manejo seguro de datos, identificación de intentos de phishing y reporte de incidentes. Se pueden enviar recordatorios periódicos para reforzar estas prácticas.

10. Policy Review / Revisión de la Política

EN. This Information Security Policy is reviewed periodically and updated as needed to reflect changes in our services, legal requirements or security best practices.

ES. Esta Política de Seguridad de la Información se revisa periódicamente y se actualiza según sea necesario para reflejar cambios en nuestros servicios, requisitos legales o mejores prácticas de seguridad.

Effective date / Fecha de entrada en vigor: March 2025
Fecha de entrada en vigor: marzo de 2025